Ortalama bir otomotiv şirketinin 6 bin kişi ile yaptığı üretimi, Toyota 2 bin kişi ile yapabildi.  Yine geleneksel sistemle ortalama bir işçinin 12 hareket yaparak saatte 120 tuğla örebildiği bir yapıdan, gereksiz hareketler elimine edilerek sadece 3 hareket yapan bir işçi, saatte 270 tuğla örebilmektedir. Bir başka örnekte ise ülkemizdeki bir bakanlık yeniden yapılanarak 20 binin üzerindeki yönetici sayısını 7 bin civarına düşürmüştür. Anlatılan bu olağanüstü sistemin adı Yalın Yönetimdir.

Yalın Yönetim Sistemi Japon Otomotiv Firması Toyota’nın geliştirip başarıyla uyguladığı ve yapısında hiçbir gereksiz hata, maliyet, stok, işçilik, Ar-Ge süreci, üretim alanı, fire, müşteri memnuniyetsizliği gibi unsurları taşımayan üretim sistemi olarak bilinmektedir. Basit anlatımıyla Yalın olmak, gereksinim duyulmayan her şeyden kurtulmaktır. Yıllar önce Kocaeli’nde kalite eğitimleri vermek için bir fabrikaya gittiğimde her yönetici ve mühendisin ayrı bir odası olmadığını görmüştüm.  Her yöneticiye bir oda, bir sekreter vermek yerine; gerektiğinde ortak kullanım alanları oluşturulup fazla odaları üretim alanına katmıştılar.Bu yolla hem yönetime ayrılan fiziki alandan tasarruf ediliyor hem de yöneticiler konfor alanından çıkıp gün boyu üretim alanında çalışanlarla aynı havayı teneffüs ederek, her şeyi yakından izleyebiliyorlar. Yine yalın yönetim felsefesine göre; eğer bir yönetici araba kullanabiliyorsa, onun için makam şoförüne gerek yoktur. Çünkü bu kadro üretime değer katmayan gereksiz bir maliyettir. 

Diğer bir anlatımla; yalın yönetimin ana felsefesi; sıfır israf, sıfır stok, sıfır fire ve tam zamanın da üretimdir.Yani önce üretip stokları doldurup satmayı beklemek yerine siparişe eş zamanlı olarak üretim bandını ve prosesleri aktive etmek daha yalın bir yaklaşımdır. Örneğin; hamburger veya Fast-food satan markalar, kasadan sipariş verdiğinizde arkadaki lojistiği harekete geçirirler ve 1-2 dakikada ürün hazır hale gelir. Bazı geleneksel lokantalar ise önce yemeği yaparlar gün boyu onu satmak için beklerler.

Diyojen’in yaşamını anlatan kaynaklara göre; onun bir fıçıda yaşadığı ve sahip olduğu tek eşyasının bir su tası olduğu ifade edilmektedir... Tek gerekçesi vardır böylesi bir yaşamın; kendini dünya malından tamamen izole etmek;  şan, şöhret, güç, statü ve paradan olabildiğince uzak durmak! Bir gün çeşmeden eliyle su içen çocuğu gören Diyojen, “artık buna da gerek kalmadı deyip tasını kırıp atar.

Diyojenin tası örneğinde olduğu gibi; Yalın Yönetim yaklaşımı işletmeye değer katmayan ve gereksiz olan iş süreçleri ve kaynakları elimine edip, elde kalanları en efektif şekilde tasarlamayı ve kullanmayı gerektirir. Bürokrasi azaltılıp en az girdiyle optimum verim alınmaya çalışılır. Bu adımlar atılırken 5S (Sınıflandırma, Düzenleme, Temizlik, Standartlaştırma ve Disiplin) tekniğinden yararlanılır.

Örneğin, Bundan 15-20 yıl önce hastanelerde sağlık karnesi kullanılırdı. Karneye fotokopi çekilirdi, mühür vurulurdu. İnsanlar dakikalarca mühür kuyruğunda beklerdi. Yapılan yalın dönüşümle T.C. kimlik numaranızla kayıt olabiliyorsunuz. Doktor e-reçete yazıyor, işlem tamam. Bürokrasi neredeyse sıfır. Kâğıt israfı da yok. İşte bu dönüşüm ve değişim yalın yönetime iyi bir örnektir.

Sonuç olarak; Yalın Yönetim,işletmeleri, yaşamımızı ve dünyamızı tüm israflardan ve gereksiz işlemlerden arındırmaktır. Leonardo da Vinci der ki; “Sadelik en yüksek gelişmişlik düzeyidir''. Yalın yönetimi uygularken, dikkat edilmesi gereken en önemli ölçüt ise; kaliteden asla ödün verilmemelidir.